Når huen endelig er i hus, skal det naturligvis fejres. Et studentergilde er en helt særlig begivenhed, hvor familie og venner samles for at markere afslutningen på flere års skolegang. Inden festen kan begynde, skal gæsterne dog inviteres, og der er ofte mange praktiske oplysninger, som skal kommunikeres.

Studentergilde invitationer skal ikke kun fortælle, hvor og hvornår festen bliver holdt. De skal også passe til studenten, skabe forventning hos gæsterne og gøre det nemt at svare. Her kan online invitationer være en praktisk løsning, fordi invitation, gæsteliste og tilmeldinger kan samles digitalt.

Hvad skal studentergilde invitationer indeholde?

En invitation til studentergildet bør give gæsterne alle de oplysninger, de har brug for. Det er en fordel at holde teksten enkel og overskuelig, så de vigtigste informationer hurtigt kan findes.

Invitationen bør som udgangspunkt indeholde:

• Studentens navn
• Dato og tidspunkt
• Festens adresse
• En kort beskrivelse af arrangementet
• Dato for seneste svar
• Kontaktoplysninger
• Eventuelle ønsker
• Information om mad, allergier eller overnatning

Hvis festen bliver holdt som åbent hus, bør det også fremgå, om gæsterne kan komme inden for et bestemt tidsrum. Skal gæsterne deltage i en middag, kan det være nødvendigt med et mere præcist mødetidspunkt.

Det er også en god idé at fortælle, om invitationen gælder hele husstanden, eller om bestemte personer er inviteret. På den måde undgår man usikkerhed og misforståelser.

Vælg en invitation, der passer til studenten

Studentergilde invitationer må gerne afspejle den person, der skal fejres. Nogle foretrækker et enkelt og stilrent design, mens andre ønsker farver, billeder og et mere festligt udtryk.

Designet kan eksempelvis tage udgangspunkt i:

• Farven på studenterhuens bånd
• Et portrætbillede af studenten
• Studentens skole eller uddannelse
• Blomster, flag eller konfetti
• Et bestemt farvetema til festen
• En personlig illustration

Det vigtigste er, at invitationen passer til begivenheden og føles personlig. En digital invitation kan typisk tilpasses med egen tekst, billeder og forskellige visuelle detaljer, så den ikke fremstår som en upersonlig standardbesked.

Fordele ved online invitationer

Online invitationer gør det muligt at sende invitationen direkte til gæsterne uden at skulle bestille tryk, købe kuverter eller betale porto. Det kan være en fordel, når studentertiden nærmer sig, og der allerede er mange andre ting, der skal planlægges.

På Invidoo kan invitationer sendes digitalt, mens gæsterne kan svare uden at skulle oprette en bruger eller hente en app. Tilmeldingerne bliver samlet på en gæsteliste, så værten lettere kan følge med i, hvem der deltager.

Du kan læse mere om mulighederne for online invitationer her:

En digital løsning gør det desuden lettere at rette oplysninger efter udsendelsen. Hvis tidspunktet ændres, eller der skal tilføjes en praktisk besked, kan gæsterne få adgang til de opdaterede informationer gennem invitationen.

Få bedre styr på gæstelisten

Gæstelisten kan hurtigt blive uoverskuelig, når både familie, venner, naboer, klassekammerater og undervisere skal inviteres. Det gælder især, hvis studentergildet bliver afholdt som åbent hus, hvor gæsterne ankommer på forskellige tidspunkter.

Med online invitationer kan svarene samles digitalt. Det gør det lettere at se:

• Hvem der har modtaget invitationen
• Hvem der har svaret
• Hvor mange der deltager
• Om gæsterne har særlige kommentarer
• Hvem der stadig mangler at svare

Et samlet overblik kan gøre planlægningen af mad, drikkevarer, borde og siddepladser mere præcis. Det mindsker samtidig behovet for at lede efter svar i sms-beskeder, mails og forskellige samtaler på sociale medier.

Gør det nemt for gæsterne at svare

Jo lettere det er at svare, desto større er sandsynligheden for, at gæsterne får det gjort med det samme. Derfor bør invitationen indeholde en tydelig svarmulighed og en konkret svarfrist.

Svarfristen bør ligge i god tid inden festen. Det giver mulighed for at bestille mad, planlægge bordopstillingen og købe de rette mængder drikkevarer. Hvis enkelte gæster ikke har svaret, kan en venlig påmindelse være nødvendig.

Online invitationer kan også være en fordel for gæster, der ikke bruger sociale medier. Når invitationen kan åbnes direkte via et link, behøver gæsten ikke at være medlem af en bestemt gruppe eller platform.

Inspiration til teksten i invitationen

Teksten behøver ikke være lang. Den skal først og fremmest være personlig og give gæsterne lyst til at deltage.

En enkel invitation kan eksempelvis indledes sådan:

“Jeg er blevet student, og det skal fejres. Derfor vil jeg gerne invitere dig til studentergilde med god mad, kolde drikkevarer og hyggeligt selskab.”

En mere festlig version kan være:

“Huen er kommet på, eksamenerne er overstået, og nu er det tid til at fejre. Kom og vær med, når jeg holder studentergilde.”

Herefter kan dato, tidspunkt, adresse og svarfrist præsenteres tydeligt. Det kan også være relevant at nævne, om gæsterne skal komme direkte efter studenterkørslen, eller om festen først begynder senere på dagen.

Invitationer til forskellige uddannelsesfester

Digitale invitationer kan bruges til mere end det traditionelle studentergilde. De kan også tilpasses andre afslutninger og uddannelsesmæssige milepæle.

Det kan blandt andet være:

• Studenterfest
• Svendegilde
• Dimission
• Bachelorfest
• Kandidatfest
• Masterfest
• Afslutning på en erhvervsuddannelse

Invidoo har en uddannelseskategori med designs til blandt andet studenterfester, svendegilder og masterfester.

Du kan se udvalget af studentergilde invitationer og andre invitationer til afsluttet uddannelse her:

Ved at vælge et design, der passer til den konkrete uddannelse, kan invitationen blive en naturlig del af fejringen.

Husk de praktiske detaljer

Selvom invitationens design er vigtigt, er de praktiske oplysninger afgørende. Gæsterne skal hurtigt kunne se, hvor de skal møde op, og hvornår festen begynder.

Overvej også, om invitationen skal indeholde information om:

• Parkering
• Offentlig transport
• Påklædning
• Mulighed for overnatning
• Ønskeliste
• Allergier og særlige kostbehov
• Kontaktperson på dagen

Hvis studentergildet bliver holdt i haven, kan det være relevant at fortælle, om festen gennemføres uanset vejret. Er der begrænset parkering, kan gæsterne opfordres til at arrangere samkørsel.

En nemmere start på studentergildet

Studentergilde invitationer sætter tonen for fejringen og giver gæsterne deres første indtryk af festen. Derfor bør de både være personlige, tydelige og nemme at svare på.

Med online invitationer kan mange af de praktiske dele samles digitalt. Det giver et bedre overblik over gæsterne og gør det lettere at dele ændringer eller ekstra informationer. Samtidig kan studenten vælge et design, der passer til personligheden, uddannelsen og festens stil.

Når invitationerne er sendt, svarfristen er fastsat, og gæstelisten er samlet ét sted, bliver der mere tid til at fokusere på resten af planlægningen og glæde sig til den store dag.